Independientemente de si está organizando un retiro de la empresa o si está llevando a un equipo a una conferencia importante, reservar viajes grupales puede ser desalentador. Ser responsable de tantas personas (transporte, hoteles y diligencia debida) no es tarea fácil. Afortunadamente, hemos reunido una lista de consejos sólidos para tener en cuenta cuando sea responsable de reservar su próximo viaje de negocios.
Cómo organizar y entregar viajes de negocios sin problemas para grupos
Entonces, ¿está reservando exactamente viajes grupales suaves y sin estrés?
1 – Verifique si su TMC ofrece servicios MICE
Primero debe verificar si su compañía de administración de viajes ofrece servicios MICE. Este equipo dedicado representa reuniones, incentivos, conferencias y eventos y se especializa en reservas grupales para más de diez personas. Es importante que use su equipo MICE siempre que sea posible, ya que puede ayudarlo con las reservas de grupo y puede informarle sobre los mejores hoteles u opciones de ruta para sus viajeros si desea transportar un grupo muy grande.
2 – Aproveche los descuentos de vuelos para vuelos grupales
Puede pensar que reservar todos los asientos a la vez es la forma más barata de reservar viajes de negocios grupales. Contrariamente a la creencia popular, las aerolíneas no siempre ofrecen descuentos para reservas de viajes grupales. Dado que las tarifas de las aerolíneas no son fijas y pueden aumentar debido al alto interés o las reservas repetidas, puede ser más costoso reservar vuelos para un grupo al mismo tiempo.
Por esta razón, es importante involucrar a equipos dedicados de reserva de vuelos que puedan ayudarlo a asegurar sus asientos y reducir los precios siempre que sea posible. Hable con su TMC para ver si hay un equipo de reserva de vuelos grupal que pueda aconsejarle sobre cómo obtener el precio más barato.
3 – Obtenga las mejores tarifas para reservas de hotel grupales
Los precios de los hoteles no fluctúan tanto como las tarifas aéreas, lo que significa que generalmente es más fácil obtener descuentos en reservas de hoteles grupales. Debido a que las reservas de hotel pueden ser menos predecibles que las reservas de vuelos, pueden ofrecerle descuentos sin temor a sacrificar a un cliente que paga más.
No solo puede negociar una tarifa de habitación más barata, sino que a veces puede obtener beneficios adicionales para su reserva de hotel grupal. Puede recibir mejoras de habitación, comidas gratuitas o acceso gratuito al gimnasio y a la piscina. Vale la pena pedirle a su TMC que lo ayude a negociar. ¡Si no preguntas, no lo conseguirás!
4 – Evite errores comunes al reservar viajes de negocios
Alguien dijo una vez que organizar una gira grupal para un equipo grande es como tratar de cuidar a un grupo de gatos. ¡Creemos que probablemente haya algo de verdad en eso! Uno de los problemas más comunes al reservar viajes grupales es que con tantas personas en su itinerario, es probable que una o dos personas sean canceladas. Dado que las habitaciones y los vuelos a menudo no son reembolsables al reservar para grupos grandes para obtener un descuento, ¡es mejor tener a otro miembro del equipo en la cola como respaldo!
También le gustaría proporcionar a su equipo un itinerario antes del viaje. Asegúrese de estar informado de todos los documentos que necesita traer y de que tiene suficientes meses en su pasaporte dependiendo de su destino.
¡Ahí lo tienes! Esperamos que su próxima gira grupal sea muy fácil.
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