El proceso de obtener un nuevo servicio de gestión de viajes puede ser, en el mejor de los casos, largo.
Desde el momento en que su empresa decide comenzar a buscar hasta el primer día de implementación de su nuevo y brillante proveedor, hay mucho que considerar. En la mayoría de los casos, lo que se considera correctamente es lo que su potencial compañía de gestión de viajes (TMC) puede ofrecer en términos de innovación, funcionalidad y resultados, también teniendo en cuenta las tarifas que cobran los posibles proveedores si se les designa para hacerlo.
Un aspecto de la gestión de viajes que a menudo se escanea más rápido que algunos de los temas más atractivos es pagar los viajes de negocios.
Encontrar el método de pago correcto que se adapte a la forma en que funciona su negocio es una ganancia rápida si desea ahorrar en sus gastos de viaje, porque una vez implementado, se realizan sin una cuidadosa supervisión u optimización.
Hemos reunido esta guía breve y detallada para guiarlo a través de los pros y los contras de cada método de pago de viaje de negocios para que pueda decidir cuál es el mejor para su negocio:
# 1 tarjetas de crédito
Las tarjetas de crédito son simples y ampliamente aceptadas, pero si su gasto es alto, pueden ser problemáticas desde la perspectiva de los datos.
Ventajas
Algunas compañías de tarjetas de crédito ofrecen puntos y precios basados en la cantidad de gastos que ha realizado en su cuenta
Su cuenta de tarjeta de crédito es portátil: puede llevarla consigo cuando cambie de proveedor, o incluso usarla con varios proveedores al mismo tiempo
Desventajas
Los pagos con tarjeta de crédito a veces incurren en tarifas comerciales que de otro modo podrían evitarse
Prácticamente no hay datos más allá del nombre del minorista, y es prácticamente imposible vincular los datos de viaje proporcionados por su agencia de viajes de negocios.
En el Reino Unido, los extractos de tarjeta de crédito no se pueden utilizar para fines de IVA. Esto significa que aún tiene que cobrar las facturas de IVA originales para cada transacción que aparece en el extracto de su tarjeta de crédito
Mayor riesgo de que los viajeros reserven fuera del TMC, lo que significa que sus gastos de viaje son menos visibles, no pueden cumplir con su diligencia debida sobre los viajeros y tienen muy poco control sobre el cumplimiento
# 2 Lodge Card
Una tarjeta de hospedaje es una tarjeta de crédito diseñada específicamente para gastos de viaje de negocios. Como regla general, hay un número de tarjeta de crédito que se «deposita» en su proveedor de administración de viajes y que todos los gastos se cargan. Aunque son relativamente simples y ampliamente aceptados (porque son prácticamente solo una tarjeta de crédito inteligente), desde una perspectiva de datos, pueden causar problemas si su gasto es alto.
Ventajas
Al igual que con las tarjetas de crédito estándar, algunas compañías de tarjetas Lodge ofrecen puntos y precios basados en la cantidad de gasto que ha realizado en su cuenta
Nuevamente, su cuenta de tarjeta Lodge es muy similar a una cuenta de tarjeta de crédito normal porque es portátil. Puede llevarlo consigo cuando cambie de proveedor, o incluso usarlo con varios proveedores al mismo tiempo.
Desventajas
Al pagar con una tarjeta Lodge, se pueden aplicar tarifas comerciales, que de lo contrario podrían evitarse
Los datos no son perfectos porque dependen de la consolidación de datos de muchas fuentes diferentes
En el Reino Unido, los extractos de la tarjeta Lodge no pueden utilizarse a efectos del IVA. Esto significa que aún tiene que cobrar las facturas de IVA originales para cada transacción que figura en el extracto de su tarjeta Lodge
No puede obtener más información si tiene preguntas sobre una tarifa, ya que es difícil para el TMC investigar
# 3 cuenta de crédito
Una cuenta de crédito es posiblemente el método de pago más fácil para pagar los gastos de viaje de negocios de una empresa. Su equipo de finanzas ahorra horas procesando informes de gastos y rastreando facturas de hotel para reclamar el IVA. Además, es necesario verificar menos facturas y hacer menos pagos. Esto también ahorra tiempo al viajero de negocios, ya que no tiene que pagar y luego tiene que reclamar los costos.
Muchos agentes de viajes de negocios ofrecen una cuenta de crédito directamente con ellos. Dado que estas cuentas están integradas en los sistemas y procesos de la agencia de viajes de negocios, generalmente ofrecen la mejor calidad de datos, de hecho, la calidad de los datos debería ser perfecta.
Ventajas
Una cuenta de crédito con su TMC debe proporcionar datos perfectos
Puede evitar casi todas las tarifas del concesionario
Solo necesita administrar una relación: no hay culpa entre su proveedor de pagos y su TMC cuando se le cobran tarifas o los datos son inaceptables
Debería recibir una factura aprobada por el HMRC que puede utilizar para reclamar el IVA en hoteles y otros proveedores.
Desventajas
Los términos y límites de crédito pueden no ser tan buenos como los ofrecidos por los proveedores de tarjetas de crédito y alojamiento.
Con algunos TMC, no todos los viajes se pueden cargar a su cuenta
¡Ahí lo tienes! Esperamos que esto le haya ayudado a comprender cómo pagar mejor los viajes de negocios.
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