Los viajes de negocios de algún tipo son una necesidad para prácticamente todas las organizaciones en algún momento. Desde un viaje en tren hasta un cliente en una parada al otro lado de la línea, hasta un vuelo internacional para una gran conferencia en medio mundo, millones de personas en todo el mundo viajan cada semana por negocios en circunstancias normales.
Afortunadamente, aunque el gran porcentaje de viajes de negocios transcurre sin incidentes, vivimos en una época en la que las preocupaciones de seguridad sobre los viajes en general son altas. Desafortunadamente, los eventos trágicos pueden suceder en casi cualquier lugar y es importante que las empresas comprendan el papel de un TMC en una crisis.
¿Qué papel juega un TMC en una crisis?
Las organizaciones tienen la obligación legal y moral de mantener seguros a sus empleados cuando están en el negocio. que viene en forma de debida diligencia. Su empresa de gestión de viajes (TMC) debe brindarle acceso a herramientas y servicios para ayudarlo a cuidar a sus viajeros y ayudarlo a lograr el final de la diligencia debida.
Aquí hay 5 procesos y medidas que sirven como señal de que su TMC está siguiendo las mejores prácticas y le brinda el apoyo adecuado en una emergencia:
1. Seguimiento de viajeros y búsqueda de ubicación
Una de las primeras cosas que debe hacer su TMC en caso de emergencia es averiguar la ubicación de sus viajeros. Si sabe dónde están sus empleados, puede calmarse inmediatamente en caso de crisis. Las formas tradicionales de comunicación suelen ser lentas, si es que no están disponibles. Por lo tanto, es invaluable saber si los viajeros se encuentran en una zona afectada.
Por supuesto, la búsqueda de viajeros se puede realizar de varias formas, pero la forma más rápida y eficaz es utilizar un software de seguimiento de viajeros. Esto permite que su administrador de cuenta y los usuarios autorizados accedan a la ubicación de los viajeros en tiempo real cuando sea necesario.
2. Una persona de contacto
Su administrador de cuenta designado debe ser su principal punto de contacto en caso de emergencia. Usted es la persona que ha trabajado estrechamente con usted y conoce bien su organización. Por lo tanto, tiene sentido que continúen trabajando estrechamente con usted durante una crisis.
Con una persona a cargo de todas las comunicaciones entre la oficina y los viajeros, puede estar seguro de que no habrá cables cruzados a medida que se transmita información de viaje renovada.
3. Servicio de emergencia 24 horas al día, 7 días a la semana
Las emergencias internacionales no se ajustan al horario de nadie. Su TMC debe proporcionar un servicio de protección civil completamente administrado las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para garantizar que los viajeros afectados por eventos importantes sean contactados y asistidos de manera proactiva, y que los gerentes de viajes estén informados de los últimos desarrollos.
Sin embargo, para que este servicio sea lo más eficiente posible, es importante que proporcione a su TMC un contacto de emergencia de 24 horas en su empresa y se asegure de que todos los datos de contacto de 24 horas se mantengan actualizados.
4. Presenta toda la información
La transparencia durante una crisis es primordial. Dados los informes contradictorios y los rumores que a menudo surgen después de una emergencia internacional, es fundamental obtener información clara y práctica.
Un TMC debe tomarse el tiempo no solo para responder sus preguntas, sino también para explicarle lo que sucederá en los próximos días. Por ejemplo, qué se comunicará a los viajeros, cómo se garantizará su seguridad, reorganización de los detalles del viaje, etc. Además, su TMC se pondrá en contacto con el Ministerio de Relaciones Exteriores y deberían poder brindarle el asesoramiento oficial recomendado.
5. Notificaciones para viajeros
Las alertas dirigidas a los viajeros que se encuentran en las zonas afectadas son una forma realmente innovadora, pero muy útil de comunicarse durante una crisis. Las notificaciones permiten a los viajeros recibir información actualizada que es particularmente relevante para ellos y su viaje.
Con las notificaciones a los viajeros, su TMC también puede ser proactivo, notificándoles los eventos que afectarán su viaje planificado. Esto significa que los cambios se pueden realizar tan pronto como sean necesarios, lo que puede ahorrar tiempo y dinero.
El asesoramiento profesional y la experiencia en la industria de una empresa de gestión de viajes es útil para todas las empresas en el negocio diario. Sin embargo, en una emergencia, el valor real del papel de un TMC en una crisis se hace evidente.
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