A medida que el mundo del trabajo se distribuye cada día más, las empresas buscan formas sencillas y fluidas de unir a sus equipos en la vida real. Con empleados repartidos por varias ciudades y varios países, reunir al equipo ahora es más importante que nunca. Pero también trae un nuevo conjunto de desafíos cuando se trata de organizar, administrar y contabilizar los viajes para esos preciados momentos personales.
Aquí es donde entran en juego TravelPerk y Pleo. Juntos hacemos que sea increíblemente fácil para nuestros clientes reservar y administrar eventos reales. La reserva rápida en la plataforma todo en uno de TravelPerk combinada con la capacidad de Pleo de hacer coincidir cada recibo con un gasto específico hace que la experiencia de planificación sea perfecta. Sin dolor de cabeza. Sin papeleo desordenado.
Hablamos con Byron Cowie, Jefe de Informes y Control de Luno, quien explica cómo la combinación mágica de TravelPerk y Pleo une a las personas sin estrés.
Un foco en Luno
Luno es una empresa global de inversión en criptomonedas que facilita la inversión a 11 millones de clientes en 43 países.
Para administrar su negocio a nivel mundial, Luno se basa en un equipo distribuido repartido en diferentes continentes. Operan 9 oficinas en el Reino Unido, Sudáfrica, Nigeria, Singapur, Malasia, Indonesia, Australia y EE. UU. Llaman a sus equipos «distantes pero accesibles» y usan TravelPerk para reunir a sus empleados de la vida real.
También administran sus gastos con nuestro socio estratégico Pleo, quien ayuda al equipo de finanzas de Luno a olvidarse de cómo se ven los interminables recibos de viaje y las solicitudes de reembolso.
Un tiempo antes de TravelPerk
Antes de la pandemia de Covid-19, el equipo de Luno tenía una sola tarjeta de crédito para todos los gastos de viaje. La empresa era pequeña entonces, con solo 4 personas en el equipo de finanzas cuando Byron regresó en 2018.
Pronto, la pandemia golpeó y acabó con todos los viajes.
Según Byron, en realidad fue un gran alivio para el equipo de finanzas porque administrar los gastos de viaje era muy difícil en ese momento. «Necesitábamos monitorear y recargar el saldo de la tarjeta utilizada para las reservas de viajes. El problema fue que muchas personas reservaron el mismo día y el depósito tardó un tiempo en aparecer en la tarjeta. Podría terminar siendo tres o cuatro días en los que la gente simplemente no podía reservar viajes.”
Y luego, en 2021, los viajes comenzaron a aumentar nuevamente y la situación se complicó aún más: “De repente, después de que se perdieron las ganas de viajar por la pandemia, la gente necesitaba verse”.
Esto, junto con el hecho de que la plantilla de Luno había crecido significativamente en ese momento, significaba que la gestión de viajes se estaba convirtiendo en una pesadilla. En solo unos años, el equipo de finanzas de Luno creció de 4 a 40 personas. Estas 40 personas tenían una agenda ocupada, y lidiar con reembolsos de hoteles y vuelos no estaba en su agenda.
Fue entonces cuando Luno encontró TravelPerk.
La era TravelPerk y Pleo
Luno claramente tenía que encontrar una solución. Y rápido. Así que acudieron a TravelPerk y descubrieron que nuestra plataforma ahorró tiempo y dinero al equipo de Byron. Ahora todas sus reservas de viajes y presupuestos están centralizados en un solo lugar, y sus viajeros finalmente pueden reservar y administrar sus propios viajes, a su manera.
Lo que lo hizo aún más perfecto para el equipo de Luno fue implementar una solución de gestión de gastos adecuada. Entra Pleo.
«Fue pensado como una solución temporal.‘ explica Byron, ‘Pero con Pleo resultó ser tan perfecto que no sentimos la necesidad de cambiar nada..”
Al equipo le encanta la interfaz fácil de usar que ofrecen ambas plataformas y, por supuesto, el hecho de que pueden reservar sus propios viajes, pagar con la tarjeta corporativa Pleo vinculada a la cuenta de Travelperk y ser completamente independientes del departamento financiero.
Hasta la fecha, los empleados de Luno han reservado 228 viajes a través de TravelPerk, con un costo aproximado de un cuarto de millón de dólares.
“Esto fue un gran cambio para nosotros porque una vez que tuvimos la plataforma TravelPerk y todas las aprobaciones en su lugar, pudimos simplemente agregar una tarjeta de crédito Pleo y eso fue todo. Recuperamos los viajes para la empresa en aproximadamente 2 semanas”.
Cómo influye TravelPerk en la cultura corporativa de Luno
Byron dice que ha visto que el lanzamiento de Pleo y TravelPerk ha tenido un efecto positivo en la empresa. «Fue fantástico empoderar a las personas para que gastaran dinero de forma independiente donde lo necesitaran y donde estuvieran autorizados”.
También ha tenido un impacto en el sentimiento en todo el departamento de finanzas. Ahora ya no tienen que perseguir a la gente por recibos. Tienes control total sobre los presupuestos y gastos de viaje de todos los departamentos. No hay necesidad de preocuparse de que un miembro del personal reserve un hotel con un presupuesto excesivo porque ¡esa ya no es una opción!
Las políticas de viaje establecidas en TravelPerk y los límites de gasto en las tarjetas Pleo significaban que el equipo de finanzas no tenía que estar directamente involucrado en los gastos de los empleados. Esto, a su vez, les dio más tiempo para dedicarlo a tareas importantes cada día.
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Si desea ver cómo TravelPerk puede ayudarlo a ahorrar dinero en viajes de negocios, ahorrar tiempo en la administración de gastos y mejorar el cumplimiento de los viajes, programe una demostración para ver nuestra plataforma en acción.