Organizar un viaje de grupo corporativo puede ser un desafío. Todos tienen sus propias preferencias, y usted debe mantenerlos contentos mientras se mantiene dentro de un presupuesto y la política de viajes de la empresa. Algunos de estos desafíos incluyen:
- Establezca fechas de viaje que funcionen para la mayoría de las personas.
- Encuentra los mejores precios de hoteles.
- Atender los diferentes requisitos de residencia dentro del grupo.
- Administre las solicitudes y expectativas mientras aumenta la moral del equipo y garantiza un viaje exitoso.
- Busque y reserve el viaje con todos los permisos necesarios.
- Creación y seguimiento de tablas de seguimiento y correos electrónicos.
- Cobro y consolidación de facturas.
- Realice un seguimiento manual de los costos con respecto a su presupuesto.
- Manténgase informado sobre retrasos y cambios.
- Ajuste vuelos y reservas rápidamente.
Hacer todo esto manualmente requiere mucho tiempo y es exigente. Cuando los preparativos estén completos, usted mismo necesita unas vacaciones.
Tiene que haber una solución más automatizada para eso, ¿verdad? La buena noticia es que con los avances en la tecnología de viajes, definitivamente hay una mejor manera.
El software de gestión de viajes ya no está hecho solo para grandes empresas. Las empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse del software de gestión de viajes para sus necesidades de gestión de gastos y viajes en grupo.
Tanto si es nuevo en el software de gestión de viajes como si busca alternativas a su versión actual, hemos enumerado las 5 mejores opciones de software de gestión de viajes con una descripción general de lo que pueden ofrecerle.
Veamos cómo el uso de un software de gestión de viajes puede simplificar los desafíos de los viajes en grupo y brindarle una excelente experiencia de cliente.
Aliviar los viajes en grupo
Con los viajes en grupo en pequeñas empresas en el pasado, cada empleado reservaba su propio viaje de acuerdo con la política de viajes de la empresa. Luego pidieron un reembolso.
Hay una variedad de servicios de viaje para pequeños viajeros de negocios en el mercado actual que no solo ofrecen una innovadora plataforma de reservas en línea, sino que también ofrecen a su equipo la oportunidad de ahorrar dinero y agilizar la forma en que reserva viajes de negocios.
Las empresas más grandes utilizaron agentes de viajes o incluso soluciones de software de viajes con altos márgenes, comisiones y tarifas de llamadas de soporte. Necesitaban encontrar una forma rentable de reservar viajes para grupos grandes, reservar los viajes y cobrar todas las facturas.
Con el software de gestión de viajes, la reserva de viajes en grupo se vuelve mucho más fácil de las siguientes maneras:
- Cada empleado realiza la reserva por sí mismo a través del sistema.
- La política de viajes está integrada, por lo que solo puede usar opciones que cumplan con sus reglas.
- Los datos de su empresa se integran en el sistema de pago, de modo que el empleado no tenga que ser reembolsado más tarde.
- Reserve y administre fácilmente los próximos viajes grupales para usted
- Facilita el seguimiento de la experiencia de viaje de viajes anteriores.
- Ofrece facturas de viaje y proveedores consolidados para que pueda realizar un seguimiento de los gastos de viaje fácilmente y calificar para descuentos por volumen.
- Proporciona informes de gastos.
- Facilita la gestión de impuestos y la reclamación del IVA.
- Le ahorra tiempo, dinero y esfuerzo.
Hay muchas opciones de sistemas de gestión de viajes disponibles en la industria de viajes, pero no todos atienden a viajes en grupo. Hemos enumerado los últimos Las 5 mejores opciones de software de gestión de viajes para viajes en grupo con una lista de sus USP para facilitarle los viajes en grupo.
1. TravelPerk
TravelPerk es una plataforma de gestión de viajes en línea fácil de usar que se especializa en la gestión de viajes corporativos. Su viaje grupal se administra en su cuenta TravelPerk, por lo que puede administrar todos sus viajes de negocios en un solo lugar.
Un viaje en TravelPerk puede incluir hasta ocho viajeros. Para viajes de grupos más grandes, puede utilizar el servicio de conserjería. Le ayudarán a disfrutar de tarifas de grupo con descuento.
Las características y servicios de TravelPerk incluyen:
- El inventario de viajes más grande del mundo
- Fácil auto-reserva para viajeros en grupos de hasta ocho personas
- Flujo de trabajo de aprobación y cumplimiento de políticas de viaje automatizado
- Atención al cliente de 7 estrellas las 24 horas, los 7 días de la semana
- Acceda a datos de gastos de viaje en tiempo real
- Paga, informa y liquida todos los viajes de empresa con una sola cuenta
- Reembolso automático del IVA para que pueda reclamar hasta el 20 % del IVA de su viaje en grupo
- Reserva de grupos para hoteles, vuelos y viajes en tren
TravelPerk también tiene una función de eventos especializados. TravelPerk Events hace que sea más fácil y rápido organizar cada detalle de sus viajes de negocios basados en eventos. Puedes elegir todo Administrar participantes y el proceso de reserva a Planificacióno seleccionar ubicaciones. Todo con un clic.
Las características de esta solución de gestión de eventos y reuniones todo en uno incluyen:
- Destino único para facilitar la gestión de viajes para reuniones y eventos: Ahorra dinero y tiempo
- invitar a los participantes: invite a los asistentes a eventos y realice un seguimiento de las respuestas y el estado de las reservas
- cooperación: Comparta detalles del viaje como nombres, logística, agendas e itinerarios más amplios con los asistentes
- comunicación: mantenga a los asistentes actualizados con información adicional o cambios de plan
- rango de visión: Vea los planes de viaje, incluidos los horarios de llegada y salida y los detalles del alojamiento de los participantes
TravelPerk es uno de los software de gestión de viajes mejor calificados en plataformas como G2 y Capterra.
2.FCM
FCM es una empresa de plataforma de gestión de viajes global que promete ofrecer una nueva forma de gestionar los viajes.
Su oferta de viajes grupales atiende a todos los grupos y adapta su ruta de gestión de viajes grupales a sus necesidades y requisitos.
Tu servicio de viajes en grupo incluye:
- negociar tarifas
- Asegúrese de que sus empleados cumplan con la política de viajes de su evento
- Registro de delegados basado en la nube
- Gestión antes y después del viaje
- Gestión presupuestaria y conciliación
- Opciones de vuelos en grupo, chárter, alojamiento y traslados terrestres como alquiler de coches
- Informes consolidados de datos de viaje
- Paquetes de día para participantes y paquetes de comida y bebida
- Formación de equipos estándar, incluidas las actividades de RSE
- Asistencia de emergencia 24/7
3.Youli
Youli es una empresa basada en una plataforma en línea que proporciona software de operador turístico para ayudarlo a organizar viajes en grupo. Su oferta es muy diferente a los servicios de TravelPerk y FCM.
Si bien las empresas utilizan sus plataformas para reservar sus viajes de negocios grupales, la solución de Youli está dirigida a las empresas de reserva de viajes y los operadores turísticos para integrarse con su sitio web.
Tiene una interesante función de creación de itinerarios a la que sus viajeros pueden acceder las 24 horas del día, los 7 días de la semana, incluso cuando no están conectados. El creador de planes de viaje ofrece muchas funcionalidades, tales como:
- Sencillo software de gestión de viajes en grupo que se puede utilizar para crear itinerarios y perfiles personalizados
- Cree opciones previas al viaje para alojamiento, actividades y alquileres
- Todos los documentos y tareas están disponibles para los viajeros en todo momento a través de una aplicación móvil conveniente
- Integración con imágenes de archivo de Unsplash para que luzcas profesional
- Reservas y procesamiento de pagos.
- Ofrezca opciones de precios flexibles por persona dentro del grupo
- Opciones de tarifa de reserva del 0% que le permiten escalar y generar más ingresos
- No hay necesidad de documentos de Word y hojas de cálculo
- Sitio web de viajes para principiantes con integraciones de reserva
- Sitio web de alta velocidad, SEO y compatible con dispositivos móviles sin habilidades de desarrollo web
- Integraciones y herramientas que ahorran tiempo, esenciales para la gestión de viajes en grupo
- Sitios web personalizados asequibles para pequeñas empresas de viajes
- Una comunidad solidaria de profesionales de viajes
- Aprenda y aplique las mejores prácticas de la industria
- Entrena a tu equipo rápidamente con consejos 1:1
4. Paso de luna
Moonstride es una plataforma de gestión de viajes creada por un equipo de visionarios, arquitectos, ingenieros, especialistas en marketing y asesores estratégicos.
Forman parte del Grupo Vsourz, con sede en Londres y oficinas en el Reino Unido, España, Canadá, Emiratos Árabes Unidos e India. Su equipo se especializa en CRM de viajes, motores de reservas, back office, sitios web de CMS de viajes, aplicaciones móviles y marketing digital.
Ofrecen un sistema fácil de usar que ayuda a simplificar las reservas de viajes en grupo para operadores turísticos, organizadores y viajeros. El sistema cubre las siguientes funciones para los diferentes usuarios:
Los organizadores pueden:
- Ver, aceptar, rechazar y ajustar ofertas
- Consulta los detalles de tu reserva, desde el precio por persona hasta los datos del traslado
- Convierta un presupuesto en una reserva pagando un depósito
- Invite a los viajeros a la reserva de grupos para que realicen sus selecciones y pagos
Los viajeros pueden:
- Mostrar invitaciones
- Añade tus datos a una reserva
- Invitar a otros viajeros
- Elige tus paquetes y opciones
- Paga tu asiento
- pagar facturas
- Seleccione los viajeros por los que desea pagar
- Elige tus paquetes y opciones
- Paga online con tarjeta de crédito o solicita una transferencia bancaria
Su empresa puede:
- recibir solicitudes
- Creando una oferta
- Crea un itinerario para la reserva.
- gestionar reservas
- Paquetes a medida
- manejar operaciones
- entregar informes
- perseguir pagos
- Póngase en contacto con los proveedores
- Integración con otros sistemas
5. Lugar de trabajo en grupo
Groupdesk es una solución B2B de marca blanca que lo ayuda a simplificar su negocio de viajes grupales al poner todas las partes de trabajo en línea. Ha revolucionado la forma en que su empresa vende viajes en grupo y gestiona las reservas online.
Groupdesk le permite personalizar y administrar diferentes tipos de viajes. Puede crear cualquier tipo de inventario de productos y puntos de precio para la venta, desde suites de hotel de 5 estrellas, dormitorios y seguros hasta alquileres de equipos de esquí.
Proporciona una interfaz para que los agentes de viajes permitan a los planificadores de viajes administrar y controlar sus productos y ventas. También tiene una interfaz de viajeros a través de la cual los viajeros hacen reservas y organizan sus viajes.
Las características del sistema incluyen:
- Pagos recurrentes automáticos
- Solución de marca blanca B2B
- control de marca
- Reservas 24/7
- Experiencias a medida y creación de itinerarios
- marketing y comunicacion
- CRM y ventas
- Autogestión de viajes
- Gestión de inventarios y proveedores
Entre estas opciones, hay una que destaca por las características y servicios que ofrece. TravelPerk ofrece una solución de gestión de viajes centrada en viajes de grupos corporativos. Su solución incluye software de gestión de gastos, reembolsos de IVA, facturas consolidadas y mucho más. La función de informes también incluye la optimización de gastos en lugar del seguimiento de números puros.
¿Quiere ver cómo el software de gestión de viajes puede facilitarle la búsqueda de soluciones rentables y la reserva de viajes para grandes grupos de personas sin tener que cobrar facturas?
Solicite una demostración y experimente los viajes de negocios en una plataforma de viajes todo en uno con TravelPerk.
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